PRIVACY POLICY
Privacyverklaring (in ’t kort)
Versie 3.0
Datum: 06/01/2025
Welkom bij Mr. Franklin BV! We maken altijd privacy policies alsof ze voor onszelf zouden zijn. We zijn dan ook blij dat deze ook effectief voor ons is. Wij begrijpen dat privacy een serieuze zaak is, maar houden het ook graag luchtig. Nieuwsgierig naar hoe wij met jouw gegevens omgaan? Lees snel verder – of duik in onze uitgebreide privacyverklaring onder deze verkorte versie voor alle details.
Wie zijn wij?
Mr. Franklin is een advocatenkantoor gevestigd in Brugge, dat streeft naar een zorgvuldige en vertrouwelijke verwerking van uw persoonsgegevens. We werken volgens de regels van de GDPR (ja, die strenge privacywetgeving!)
Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met ons, kunnen wij diverse soorten gegevens verwerken, zoals:
-
Identificatie- en contactgegevens (bijv. naam, adres, e-mail);
-
Financieel en juridisch relevante gegevens;
-
Bijzondere categorieën persoonsgegevens,(alleen indien noodzakelijk)
Waarom verwerken wij uw gegevens?
Wij gebruiken jouw gegevens niet zomaar. Ze zijn essentieel voor:
-
Het verlenen van onze juridische diensten;
-
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
-
Het verbeteren van onze dienstverlening.
Hoe beschermen wij uw gegevens?
Je gegevens worden goed beschermd. Ze staan veilig op servers binnen de EER. We hebben allerlei slimme beveiligingsmaatregelen en werken alleen met betrouwbare partners.
Wat zijn jouw rechten?
Jij bent de baas over jouw gegevens. Je kunt:
-
Je gegevens inzien;
-
Ze laten corrigeren of verwijderen;
-
Bezwaar maken tegen gebruik;
-
Je toestemming intrekken (als je die hebt gegeven). Stuur ons gewoon een mailtje op privacy@misterfranklin.be. Easy peasy!
Meer weten?
Wil je het fijne weten van ons privacybeleid? Check dan onze uitgebreide privacyverklaring hieronder of contacteer ons. We praten super graag over privacy policies!
Privacyverklaring (in ’t lang)
Versie 3.0
Datum: 06/01/2025
1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Mr. Franklin BV (hierna “wij”, of “ons”) respecteert uw privacy en streeft ernaar om uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid te behandelen. Wij verbinden ons ertoe om hierbij steeds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”), onze deontologische verplichtingen en enige andere toepasselijke regelgeving na te leven.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die wij (desgevallend gezamenlijk met onze advocaten-medewerkers) van u verwerken in het kader van onze professionele activiteiten als advocatenkantoor. Wij verwerken uw persoonsgegevens dan ook hoofdzakelijk in het kader van de juridische diensten die wij aan onze cliënten verstrekken.
Mr. Franklin BV is een vennootschap naar Belgisch recht. U vindt al onze relevante gegevens hieronder terug en kan ons via de vermelde contactgegevens ook steeds bereiken voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Naam en rechtsvorm: Mr. Franklin BV
Ondernemingsnummer: BTW BE 0702.924.851
Adres: Lieven Bauwensstraat 20, 8200 Brugge
E-mailadres: privacy@misterfranklin.be
2. Wat betekent ‘persoonsgegevens verwerken’?
Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om uw contactgegevens, om gerechtelijke uitspraken in procedures waarin wij voor of tegen u optreden, of om familiale, financiële of strafrechtelijke gegevens in het kader van een dossier dat wij voor u behandelen. Om welke gegevens het precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden. Mr. Franklin BV verwerkt uw gegevens enkel in het kader van haar professionele activiteiten als advocatenkantoor.
3. Op wie en wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?
Deze Privacyverklaring is van toepassing in de gevallen waarin Mr. Franklin BV verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat Mr. Franklin BV bepaalt voor welke doeleinden (waarom) en met welke middelen (hoe) uw gegevens verwerkt worden (desgevallend gezamenlijk met onze advocaat-medewerkers, zie hieronder).
Met het oog op volledigheid wijzen wij erop dat wij als advocatenkantoor vertrouwen op de dienstverlening van onze advocaat-medewerkers, die deze gelet op het bijzondere statuut van de advocaat op zelfstandige en strikt onafhankelijke basis verlenen. Bij de verlening van hun diensten aan ons als kantoor en aan onze cliënten, zullen deze personen daarom optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken samen met Mr. Franklin BV. Mr. Franklin BV is met haar advocaten-medewerkers evenwel overeengekomen dat Mr. Franklin BV in het kader van de GDPR zal instaan voor het informeren van de betrokkenen en het beantwoorden van enige verzoeken in dit verband. Ook in gevallen van voornoemde gezamenlijke verantwoordelijkheid is deze Privacyverklaring dus ten volle van toepassing.
Concreet betekent dit dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de verwerking van gegevens van onderstaande categorieën van personen. Dit omvat ook personen die in het verleden tot deze categorieën behoorden (bv. voormalige cliënt), of personen die mogelijk in de toekomst tot deze categorieën zullen behoren (bv. potentiële cliënt).
Aangezien de gegevens die wij van u verwerken en de doeleinden hiervan in hoge mate afhangen van uw concrete relatie met Mr. Franklin BV, blijven wij waar relevant een opdeling maken tussen deze categorieën van personen in de Privacyverklaring. Het is tevens mogelijk dat u tot meerdere categorieën tegelijk behoort (bv. u bent cliënt en zakenpartner). Daarnaast zal u altijd onder de categorie ‘Algemeen’ vallen aangezien een aantal van onze verwerkingsprocessen potentieel relevant zijn voor al onze contacten.
-
: Al onze contacten. De algemene verwerkingsprocessen binnen Mr. Franklin zijn immers potentieel relevant voor al onze contacten en worden hieronder als eerste vermeld onder elk van de relevante titel.
-
: Personen aan wie wij als advocaten onze juridische diensten verstrekken, in de context van een (potentieel) juridisch geschil of daarbuiten (bv. bijstand in het kader van een juridische procedure, opmaak van juridische documenten en adviezen, bemiddeling …). Wij verstrekken onze diensten desgevallend aan onze cliënten via een tussenpersoon, zoals de vaste raadsman van deze personen (in geval van een doorverwijzing, een vervanging of onderaanneming). Ook deelnemers aan opleidingen, seminaries of workshops die wij geven (op eigen initiatief of op vraag van een cliënt) beschouwen wij voor deze Privacyverklaring als cliënten.
-
Betrokken partijen: Personen die betrokken zijn in het dossier dat wij behandelen voor onze cliënt en die als partij te onderscheiden zijn van onze cliënt (bv. de tegenpartij of andere opgeroepen partijen in een gerechtelijke procedure, of betrokken partijen in een geschil waaromtrent nog geen procedure lopende is bv. de (ver)huurder, werknemer, werkgever van onze cliënt …). Wij dienen van deze partijen noodzakelijkerwijs gegevens te verwerken in functie van de verlening van de diensten waarvoor de cliënt ons ingeschakeld heeft.
-
: Personen die ons bijstaan bij het verstrekken van onze juridische diensten als advocatenkantoor, personen die als zakenpartner een beroep doen op onze diensten in naam van hun cliënt (bv. de vaste raadsman van een persoon die ons inschakelt in functie van een specifiek dossier, bij wijze van vervanging of onderaanneming), of personen die optreden als raadsman voor een betrokken partij of deze anderszins professioneel vertegenwoordigen of ten aanzien van hen een specifiek mandaat uitoefenen (bv. curator, bewindvoerder, …).
-
: Personen die bij ons een sollicitatie indienen met het oog op het vervullen van een positie binnen ons advocatenkantoor.
Wanneer één van de hierboven bedoelde personen een rechtspersoon is, verwerken wij nog steeds gegevens van onze contactpersonen bij deze entiteiten, of van de vertegenwoordigers hiervan.
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken, afhankelijk van uw relatie met Mr. Franklin BV. Afhankelijk van de concrete situatie en uw voorkeuren en hoedanigheid, verwerken wij niet steeds alle onderstaande gegevens van u. Voor de duidelijkheid geven wij hieronder eerst aan welke gegevens wij algemeen verwerken van al onze contacten. Daarna verduidelijken wij welke gegevens wij bijkomend verwerken voor specifieke categorieën contacten, meer bepaald cliënten en betrokken partijen, zakenpartners en kandidaat-medewerkers.
Algemeen
Van al onze contacten verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:
-
Elektronische identificatie- en gebruiksgegevens: onder meer IP-adres, browsertype, locatiegegevens, via welke weg u op onze website terechtkomt, het soort toestel waarmee u onze website bezoekt, de bezochte webpagina’s, de manier waarop u navigeert op de bezochte webpagina’s. Deze gegevens worden voornamelijk via het gebruik van cookies verwerkt. Voor meer details hierover verwijzen wij naar onze afzonderlijke Cookieverklaring. In deze Privacyverklaring kan u wel alvast terugvinden welke gegevens wij van u verzamelen via cookies, samen met de rechtsgronden hiervoor en de algemene doeleinden hiervan.
-
: onder meer een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om indien nodig uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de AVG).
-
Contactgegevens en- geschiedenis: onder meer naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, verzonden en ontvangen communicatie (bv. e-mailberichten, brieven, …).
Cliënten en betrokken partijen
Van onze cliënten en van betrokken partijen verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. In onze relaties met deze personen, spreekt het voor zich dat de verwerkte gegevens in hoge mate afhangen van het soort dossier dat wij voor onze cliënt behandelen en welke gegevens vereist zijn voor een efficiënte behandeling hiervan.
-
: onder meer uittreksel uit het Rijksregister en rijksregisternummer (bv. in het kader van een dagvaarding), een kopie van uw identiteitskaart.
-
Persoonlijke bijzonderheden: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, beroep en alle relevante bijkomende gegevens hierover in functie van uw dossier, nationaliteit, woonplaatshistoriek, indien u cliënt bent: gegevens die relevant zouden zijn om u een relatiegeschenk te bezorgen.
-
Familiale gegevens: onder meer burgerlijke staat, gegevens over het huwelijk of de huidige vorm van samenleven (bv. huwelijksvermogensstelsel), bijzonderheden betreffende vorige huwelijken of verbintenissen, identificatiegegevens en bijzonderheden betreffende de familie- of gezinsleden, of afstammelingen.
-
Financiële gegevens: onder meer gegevens betreffende het inkomen, uw bezittingen en schuldenlast, rekeninguittreksels, de activa en passiva van uw vennootschap of vereniging, solvabiliteitsgegevens, loongegevens, uw toestand onder de sociale zekerheid of enige andere gegevens betreffende de financiële situatie die relevant zijn in het kader van een specifiek dossier.
-
Betalings- en facturatiegegevens: onder meer betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, titularis bankrekening, facturen.
-
Beeld en geluid: onder meer foto’s en videobeelden of geluidsopnames die ons worden verstrekt in functie van een specifiek dossier (bv. als bewijsmateriaal), of die wij zelf maken (bv. in het kader van expertises of feitelijke vaststellingen).
-
Dienstverlening en feedback: indien u cliënt bent: onder meer advocatenovereenkomst, uw aanwezigheid op opleidingen, seminaries en workshops die wij geven, uw beoordelingen en ervaringen in verband met de verleende diensten.
-
Gerechtelijke gegevens: onder meer gegevens aangaande burgerrechtelijke, administratiefrechtelijke en strafrechtelijke procedures die relevant zijn in het kader van een specifiek dossier, de uitspraken in dergelijke procedures waarin wij voor of tegen u optreden.
-
Strafrechtelijke gegevens: onder meer gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke inbreuken, voor zover relevant in functie van een specifiek dossier, bijvoorbeeld met het oog op het doen gelden van uw belangen als burgerlijke partij of in functie van uw strafrechtelijke verdediging, zoals processen-verbaal, uw uittreksel uit het Strafregister, en uitgesproken veroordelingen.
-
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Als advocaten komen wij regelmatig en onvermijdelijk in aanraking met bijzondere categorieën van persoonsgegevens, waarvan de AVG de verwerking aan strikte voorwaarden onderwerpt. Het gaat onder meer om: ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, gezondheidsgegevens, en seksuele gegevens. Deze worden enkel verwerkt indien dit noodzakelijk is voor de behandeling van uw juridische vraag of dossier, en voor zover relevant de hieraan gekoppelde procedure. Indien deze gegevens niet relevant zijn in functie van een concreet dossier, worden zij niet specifiek opgenomen in onze systemen, maar vormen zij mogelijk wel onderdeel van uw dossier omdat zij deel uitmaken van of af te leiden zijn uit andere gegevens waarover wij van u beschikken (bv. vonnissen en arresten die u betreffen). In dit geval proberen wij de verwerking van deze gegevens zoveel mogelijk te beperken.
Zakenpartners
Van onze zakenpartners verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:
-
Dienstverlening, betalings- en facturatiegegevens: onder meer overeenkomsten, prestatieoverzicht, betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, titularis bankrekening, facturen.
-
Uw beoordelingen en ervaringen in verband met onze samenwerking.
Kandidaat-medewerkers
Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.
-
Persoonlijke bijzonderhden: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit.
-
Werkgerelateerde gegevens: onder meer curriculum vitae, opleidingen, getuigschriften en puntenlijsten, talenkennis, professionele loopbaan, publicaties.
-
: onder meer motivatiebrief, hobby’s, sociale activiteiten, persoonlijkheid, nota’s sollicitatiegesprek.
-
Beeld en geluid: onder meer foto’s en videobeelden die u zelf aan ons zou verstrekken in het kader van uw sollicitatie.
5. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden die kaderen in onze activiteiten als advocatenkantoor. De verwerking is hierbij steeds gebaseerd op de rechtsgronden die worden opgesomd in de AVG.
Voor de duidelijkheid geven wij hieronder eerst een overzicht van de doeleinden en rechtsgronden van de algemene verwerkingsprocessen binnen Mr. Franklin BV. Daarna sommen wij de verwerkingen op die relevant zijn voor specifieke categorieën contacten, meer bepaald cliënten, betrokken partijen, zakenpartners en kandidaat-medewerkers.
Algemeen
Onderstaande verwerkingsprocessen zijn potentieel relevant voor al onze contacten.
-
Het beantwoorden van uw vraag wanneer u met ons contact opneemt, moest dit niet te kaderen zijn in een bestaande, voormalige of potentieel toekomstige relatie met u als cliënt, betrokken partij, zakenpartner of kandidaat-medewerker. – Gerechtvaardigd belang.
-
Het nakomen van de wettelijke verplichtingen die op ons rusten als advocatenkantoor, zoals op het gebied van gegevensbescherming, op deontologisch gebied, op fiscaal/boekhoudkundig gebied, en met betrekking tot de regelgeving inzake onder meer antiwitwas, het UBO-register, en antiterrorisme. – Wettelijke verplichting.
-
Het promoten van de activiteiten van Mr. Franklin BV, door uw contactgegevens te gebruiken om nieuwsbrieven of ander marketingmateriaal naar u te versturen, via e-mail, indien u hiertoe uitdrukkelijk uw toestemming verleent, bijvoorbeeld via e-mail of via het inschrijvingsformulier op onze website. –
U beschikt over het recht om uw toestemming op elk moment terug in te trekken door gebruik te maken van de uitschrijflink onderaan elk dergelijk bericht dat u van ons ontvangt.
-
Het aanbieden van een website die op technisch gebied goed functioneert door het gebruik van strikt noodzakelijke cookies, zodat wij u een veilige en goed functionerende website kunnen bieden. – Gerechtvaardigd belang.
-
Het gebruik van analytische cookies op onze website om inzicht te verkrijgen in de manier waarop u onze website gebruikt, met onder meer het oog op het opsporen van navigatieproblemen, en het gebruiksvriendelijker en aantrekkelijker maken van de website. – Toestemming.
-
Het gebruik van marketing cookies op onze website, met het oog op het weergeven van advertenties, het implementeren van functies op onze website geboden door sociale media, en het meten van hoe vaak deze advertenties en functies respectievelijk weergegeven en gebruikt worden. – Toestemming.
-
Het verzekeren van de mogelijkheid tot de uitoefening of verdediging in rechte van de belangen van Mr. Franklin BV, en het daadwerkelijk overgaan hiertoe, indien wij van oordeel zijn dat onze belangen geschaad worden en een juridische procedure zich opdringt (bv. gerechtelijke invordering van onbetaalde erelonen), of indien tegen ons juridische stappen ondernomen zouden worden door een persoon die zich door ons benadeeld voelt (bv. voor het voeren van verweer indien u ons aansprakelijk zou willen stellen voor gebreken in onze juridische dienstverlening).
-
Algemeen –
-
Bijzondere categorieën van gegevens – voor de juridische afdwinging en verdediging van onze belangen in de zin van artikel 9(2)(f) AVG.
-
Strafrechtelijke gegevens
-
Cliënten
Van onze cliënten verwerken wij de gegevens bijkomend voor onderstaande doeleinden – rechtsgronden:
-
Het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de overeenkomst met u als onze cliënt, met inbegrip van: het beantwoorden van uw voorafgaande (offerte)vragen; het opvragen van alle relevante informatie voorafgaand aan de (mogelijke) verstrekking van onze diensten; het nakomen van onze precontractuele verplichtingen; de totstandkoming van de advocatenovereenkomst; het inplannen van consultaties; de uitvoering van de specifieke juridische opdracht waarvoor u ons heeft ingeschakeld, zoals het bestuderen en beantwoorden van uw juridische vraag, de opmaak van juridische documenten, u bijstaan en/of vertegenwoordigen in onderhandelingen of transacties, of in de context van een (potentiële) gerechtelijke procedure, het geven van juridische opleidingen of workshops, optreden als bemiddelaar; het verwerken van relevante gegevens in eventuele documenten die bestemd zijn voor de rechtbank of enige andere bevoegde instanties, zoals dagvaardingen, verzoekschriften en conclusies; de verdere opvolging en afhandeling van uw dossier; het algemene beheer van de cliëntenrelatie, zoals via communicatie met medewerkers van Mr. Franklin BV, en door het factureren en innen van de bedragen die u ons verschuldigd bent naar aanleiding van de verlening van onze juridische diensten; de uitoefening van specifieke mandaten zoals dat van bewindvoerder.
-
Algemeen – Voor contactpersonen bij onze cliënt die geen partij zijn bij de overeenkomst – .
-
In geval van de uitoefening van een mandaat als gerechtelijk mandataris, is de rechtsgrond gebaseerd op een.
-
Bijzondere categorieën van gegevens –
-
Strafrechtelijke gegevens –
-
-
Het promoten van onze diensten en activiteiten (bv. zelfgeorganiseerde evenementen en seminaries), door uw contactgegevens te gebruiken om marketingmateriaal (met inbegrip van relatiegeschenken) naar u te versturen, via e-mail of een ander kanaal, in het kader van onze bestaande cliëntenrelatie en voor soortgelijke diensten als degene die u bij ons reeds afgenomen heeft, tot een redelijke termijn na uw laatste beroep op onze juridische diensten. – /
U beschikt over een absoluut recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking, waarna wij deze verwerking moeten stopzetten. Voor marketingberichten die wij naar u versturen via e-mail geldt dat u dit recht op elk moment kan uitoefenen door gebruik te maken van de uitschrijflink onderaan elk dergelijk bericht dat u van ons ontvangt.
-
De verbetering van onze dienstverlening op basis van uw feedback hierop als onze huidige of voormalige cliënt, en het onderzoeken van uw interesse in nog niet aangeboden diensten met het oog op de mogelijke uitbreiding van ons aanbod als advocatenkantoor. Wij streven deze doeleinden na door: marketonderzoek uit te voeren; uw tevredenheid na te gaan en te verzoeken om uw waardevolle feedback op onze dienstverlening – Gerechtvaardigd belang.
Betrokken partijen
Van betrokken partijen verwerken wij de gegevens bijkomend voor onderstaande doeleinden – rechtsgronden:
-
Het ten aanzien van u nemen van alle nodige maatregelen ter verstrekking van de specifieke juridische diensten waarvoor onze cliënt ons heeft ingeschakeld en ter realisatie van diens juridische aanspraken, al dan niet in de context van een lopend geschil, zoals onder meer:
het verzenden van ingebrekestellingen aan uw adres in de context van een geschil tussen u en onze cliënt; het doen van pogingen tot bemiddeling of verzoening met onze cliënt met het oog op het voorkomen of beëindigen van een geschil; het verwerken van gegevens die op u betrekking hebben in eventuele documenten bestemd voor de rechtbank of enige andere bevoegde instanties, zoals dagvaardingen, verzoekschriften, en conclusies; het nagaan van uw financiële situatie of die van uw onderneming indien nodig in functie van een dossier bv. met het oog op een potentiële overname of fusie, of de invordering van onbetaalde facturen; het vertegenwoordigen van onze cliënt in onderhandelingen met u, of in het kader van een lopende procedure waarin u eveneens partij bent; het doen gelden van de juridische aanspraken van onze cliënt, door hiertoe de nodige juridische stappen te nemen bij de bevoegde instanties, en u of uw raadsman hieromtrent te contacteren, in welke fase van het geschil dan ook en ongeacht of hieromtrent al dan niet een gerechtelijke procedure lopende is; de uitoefening van specifieke mandaten zoals dat van bewindvoerder.
-
Algemeen –
-
Bijzondere categorieën van gegevens –
-
Strafrechtelijke gegevens –
Zakenpartners
Van onze zakenpartners verwerken wij de gegevens bijkomend voor onderstaande doeleinden – rechtsgronden:
-
Het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de specifieke overeenkomst met u als onze zakenpartner, met name (vervangings)opdrachten in opdracht van confraters, leveranciersovereenkomsten of enige andere samenwerkingsovereenkomst, met inbegrip van het onderhandelen van een potentiële samenwerking, de totstandkoming van de samenwerkingsovereenkomst, het beheer van onze relatie als zakenpartners, het betalen van de bedragen die wij u verschuldigd zijn als uw zakenpartner, of het factureren en innen van de bedragen die u ons verschuldigd bent naar aanleiding van de samenwerking. – Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst / Gerechtvaardigd belang (voor contactpersonen bij onze zakenpartner die geen partij zijn bij de overeenkomst).
-
De verbetering van onze dienstverlening op basis van uw feedback hierop als onze huidige of voormalige zakenpartner, en het onderzoeken van uw interesse in nog niet aangeboden diensten met het oog op de mogelijke uitbreiding van ons aanbod als advocatenkantoor. Wij streven deze doeleinden na door: marktonderzoek uit te voeren; uw tevredenheid na te gaan en te verzoeken om uw waardevolle feedback op onze dienstverlening. –
-
Indien u raadsman bent van een betrokken partij: met u contact opnemen met het oog op de nakoming van onze deontologische verplichtingen en waar relevant in functie van overleg, om u voor zover nodig in kennis te stellen van alle relevante elementen van het dossier als raadsman van een betrokken partij. – Wettelijke verplichting, indien dit kadert in een wettelijke verplichting / Gerechtvaardigd belang, in alle andere gevallen.
Kandidaat-medewerkers
Van onze kandidaat-medewerkers verwerken wij de gegevens bijkomend voor onderstaande doeleinden – rechtsgronden:
-
Het beoordelen van de vraag of Mr. Franklin BV met u een arbeids-, stage- of samenwerkingsovereenkomst wenst aan te gaan. – Noodzaak voor de totstandkoming van een overeenkomst.
-
Het raadplegen van het profiel van de kandidaat-medewerker op professionele sociale mediakanalen. – Gerechtvaardigd belang.
-
Het gedurende maximum 2 jaar bijhouden van de gegevens die u ons verstrekt heeft in het kader van een sollicitatie, indien u een interessant profiel heeft, maar wij u initieel geen voorstel konden doen omdat er geen geschikte positie vrij was. Wanneer een geschikte positie zou vrijkomen, gebruiken wij uw gegevens om u opnieuw te contacteren en te peilen naar uw interesse in verdere besprekingen. – Toestemming.
6. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden (bv. in functie van een specifiek dossier), of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners, ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheren van onze IT-systemen en het digitaal bewaren van onze dossiers. Deze externe dienstverleners treden desgevallend op als verwerker door bepaalde verwerkingen van gegevens uit te voeren namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.
Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:
-
Postbedrijven
-
Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.
-
Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen.
-
Bijzondere categorieën van gegevens: Noodzaak voor de juridische afdwinging en verdediging van de belangen van onze cliënt in de zin van artikel 9(2)(f) AVG, of het beheer van onze eigen geschillen in de zin van artikel 9(2)(f) AVG.
-
Strafrechtelijke gegevens:.
-
-
Betalingsdienstverleners
-
Noodzaak .
-
Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen.
-
-
De
-
voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.
-
Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt in alle andere gevallen.
-
Bijzondere categorieën van gegevens: voor de juridische afdwinging en verdediging van de belangen van onze cliënt in de zin van artikel 9(2)(f) AVG, of het beheer van onze eigen geschillen in de zin van artikel 9(2)(f) AVG.
-
Strafrechtelijke gegevens: voor de verdediging van de belangen van onze cliënt of het beheer van onze eigen geschillen.
-
-
Zakenpartners
-
Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.
-
Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt in alle andere gevallen.
-
Bijzondere categorieën van gegevens: Noodzaak voor de juridische afdwinging en verdediging van de belangen van onze cliënt in de zin van artikel 9(2)(f) AVG, of het beheer van onze eigen geschillen in de zin van artikel 9(2)(f) AVG.
-
Strafrechtelijke gegevens: .
-
-
Indien u cliënt of betrokken partij bent, aan de betrokken partij of diens raadsman, respectievelijk aan onze cliënt, op uw vraag of in het kader van de naleving van onze deontologische informatieplicht, met inachtname van het beginsel van proportionaliteit en na een zorgvuldige afweging in het licht van het concrete dossier.
-
Noodzaak .
-
Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt of de betrokken partij, of een wettelijke verplichting, in alle andere gevallen.
-
Bijzondere categorieën van gegevens: Noodzaak voor de juridische afdwinging en verdediging van de belangen van onze cliënt in de zin van artikel 9(2)(f) AVG.
-
Strafrechtelijke gegevens: .
-
-
Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals gerechtsdeurwaarders, notarissen, boekhouders en externe advocaten, en beheerders van bij wet geregelde databanken, met het oog op de naleving van onze wettelijke en deontologische verplichtingen als advocaten en de efficiënte verdediging van de belangen van onze cliënt of onze eigen belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil, voor wat betreft de gegevens die hier strikt noodzakelijk voor zijn.
-
Wettelijke verplichting indien de doorgifte kadert in een wettelijke verplichting of overheidsbevel
-
Ons gerechtvaardigd belang of dat van onze cliënt, in alle andere gevallen.
-
Bijzondere categorieën van gegevens:
-
Strafrechtelijke gegevens: .
-
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en worden verwerkt, zoals hierboven gespecifieerd.
Dit betreft voornamelijk het aanbieden en verlenen van onze juridische diensten als advocatenkantoor en het aanleggen van dossiers die alle relevante gegevens bevatten voor een correcte behandeling hiervan in lijn met de wettelijke en deontologische vereisten. In normale omstandigheden bewaren wij uw gegevens als cliënt of betrokken partij minimaal 5 jaar en hoogstens 15 jaar vanaf de afsluiting van uw dossier. Dit ingevolge onze wettelijke verplichtingen hieromtrent, en ter vrijwaring van onze bewijsvoering in geval van een betwisting, of naar aanleiding van potentiële gebreken in de verleende diensten in het licht van onze beroepsaansprakelijkheid. Bovendien moet in bepaalde dossiers rekening gehouden worden met lange (al dan niet contractuele) verjarings- of vervaltermijnen.
Voor zakenpartners geldt dat wij uw gegevens bijhouden zolang dit noodzakelijk is met het oog op een correct en efficiënt beheer van onze samenwerking. Na de beëindiging van onze samenwerking houden wij uw gegevens bij voor een redelijke termijn in het licht van eventuele betwistingen of onze potentiële aansprakelijkheid.
Voor uw gegevens die van u, als cliënt, betrokken partij, of zakenpartner, in beperkte mate kunnen voorkomen in onze boekhouding, geldt dat zij gedurende 7 jaar bewaard worden in het kader van onze wettelijke verplichtingen hieromtrent.
Voor uw gegevens als kandidaat-medewerker geldt dat wij ons ertoe verbinden om uw gegevens binnen een redelijke termijn te verwijderen, indien het initieel niet tot een samenwerkingsvoorstel komt. Indien u in dit geval echter uw specifieke toestemming geeft om uw gegevens bij te houden zodat wij u later opnieuw kunnen contacteren, houden wij uw gegevens nog maximum 2 jaar bij.
8. Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?
Voor de digitale bewaring van uw gegevens doen wij voornamelijk een beroep op externe gespecialiseerde dienstverleners die deze bewaren op servers in adequaat beveiligde datacenters. Wij verwerken uw gegevens voornamelijk via Microsoft 365 en onze gespecialiseerde kantoorsoftware.
Wij besteden een groot deel van onze verwerkingsprocessen in het kader van onze activiteiten als advocatenkantoor uit aan derde partijen, zoals verduidelijkt onder titel 6. Eventuele externe dienstverleners treden desgevallend op als gegevensverwerkers namen ons.
Wij en onze verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorgs)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. We verlenen enkel toegang tot de gegevens aan onze eigen medewerkers en derden indien zij toegang nodig hebben voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.
En hier is een leuke verrassing: bent u een aandachtige lezer van onze privacyverklaring? Stuur ons dan een e-mail met de vermelding ‘privacy policy surprise’ en bemachtig een van de felbegeerde Mr. Franklin-gadgets. Uw gegevens blijven bij Mr. Franklin BV zoveel mogelijk bewaard binnen de Europees Economische Ruimte (EER). Het is echter mogelijk dat uw gegevens in bepaalde gevallen en in beperkte mate, bij het gebruik van bijkomstige softwaretools, buiten de EER verwerkt worden. Dit zal uitsluitend gebeuren in of vanuit landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of wanneer andere maatregelen genomen zijn om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren. Uw dossiergegevens worden echter te allen tijde bewaard op servers die zich binnen de EER bevinden, via de leverancier van onze kantoorsoftware.
9. Van wie ontvangen wij uw gegevens?
Voor cliënten, zakenpartners en kandidaat-medewerkers geldt dat wij uw gegevens voornamelijk rechtstreeks van u verkrijgen. Dit naar aanleiding van het contact dat wij met elkaar hebben met het oog op de (mogelijke) verlening van juridische diensten, een (mogelijke) samenwerking, of omdat u als raadsman optreedt voor een betrokken partij. Wij kunnen echter niet uitsluiten dat wij bepaalde van uw gegevens in specifieke omstandigheden onrechtstreeks verkrijgen, van openbare bronnen of van derden.
Wanneer wij gegevens van bovenstaande categorieën personen van openbare bronnen verkrijgen, kan het gaan om het consulteren van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), bijvoorbeeld om na te gaan wie binnen uw onderneming over bestuursbevoegdheid beschikt, of om uw voorstel tot samenwerking namens een onderneming te verifiëren. Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens via uw onderneming verkrijgen, wanneer de onderneming waarin u werkzaam bent onze cliënt of zakenpartner is en wij uw gegevens in dit verband nodig hebben. Wij kunnen uw gegevens ook van derden verkrijgen, zoals van rechtbanken en hoven, bijvoorbeeld met het oog op de opvraging van vonnissen en arresten in zaken waarin wij uw belangen verdedigd hebben, of zaken die om andere redenen relevant zijn voor onze juridische dienstverlening aan u. Daarnaast kunnen wij gegevens verkrijgen uit overheidsdatabanken zoals het CBB of Regsol. Indien u als raadsman optreedt voor een betrokken partij, is het mogelijk dat wij uw gegevens verkrijgen via gerechtelijke documenten of via uw kantoor.
Voor kandidaat-medewerkers geldt dat wij bijkomend mogelijk uw profiel raadplegen op professionele sociale mediakanalen.
Voor betrokken partijen geldt dat wij uw gegevens gedeeltelijk van u rechtstreeks verkrijgen (bv. rechtstreeks overleg met het oog op het komen tot een minnelijke oplossing). Daarnaast verkrijgen wij uw gegevens mogelijk ook in hoge mate van publieke bronnen of van derde partijen, waaronder onze cliënt, uw eigen raadsman, of andere betrokken partijen in een dossier. Voor wat betreft publieke bronnen, gaat het meer bepaald om uw gegevens die wij in het kader van de uitvoering van een specifieke opdracht van u raadplegen of verzamelen via verschillende privé of overheidsdatabanken (bv. de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Centraal Bestand van berichten van Beslag, het Belgisch Staatsblad, publicaties op de website van de Nationale Bank van België), of uw profiel op sociale mediakanalen en andere publiek raadpleegbare informatie. Voor wat betreft informatie verkregen van derden, geldt dat wij mogelijk informatie over u zullen opvragen bij uw raadsman, bewindvoerder of curator. Wij zullen uw gegevens hierbij enkel opvragen en opnemen in onze dossiers voor zover dit relevant en noodzakelijk is in het licht van een specifieke opdracht die wij uitvoeren voor onze cliënt.
10. Wat zijn uw rechten?
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.
a. Recht van inzage en kopie
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt. Het is mogelijk dat het beroepsgeheim ons (tijdelijk) niet toelaat om (volledig) gevolg te geven aan een dergelijk verzoek.
b. Recht van aanpassing of rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.
c. Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopend dossier of lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.
d. Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking (tijdelijk) stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.
e. Recht op het intrekken van uw toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming (zie hierboven onder titels 5 en 6), dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor promotionele berichten die u van ons ontvangt via e-mail, kan u dit recht eenvoudig uitoefenen door op de uitschrijflink te klikken onderaan elk dergelijk bericht.
f. Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen of die van onze cliënten. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.
U kan echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten. Voor promotionele berichten die u van ons ontvangt via e-mail, kan u dit recht eenvoudig uitoefenen door op de uitschrijflink te klikken onderaan elk dergelijk bericht.
g. Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze eenvoudig aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.
h. Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. U kan dit doen bij de toezichthoudende autoriteit van de EER-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan. Aangezien wij lid zijn van de Belgische Orde van Advocaten, en wij onze activiteiten voornamelijk uitoefenen in en vanuit België, verwijzen wij hieronder naar de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd.
11. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?
U kan de rechten vermeld onder titel 10 eenvoudig uitoefenen door met ons contact op te nemen via de contactgegevens vermeld onder de eerste titel van deze Privacyverklaring.
Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zullen wij indien wij twijfelen aan uw identiteit, vragen om deze te verifiëren. Wij zullen in dit geval verzoeken om documenten over te maken die uw identificatie zonder redelijke twijfel mogelijk maken, zoals een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. Dit doen wij om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen zouden terechtkomen. Het volstaat dat op dergelijke kopie uw naam en geboortedatum duidelijk leesbaar zijn. De andere gegevens mag u dan ook schrappen.
De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.
In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat hieraan wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden. In dit laatste geval wordt u geïnformeerd over de verlenging van de antwoordtermijn.
12. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website www.misterfranklin.be. De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacyverklaring, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.