Algemene voorwaarden opmaken: praktische tips
Goed doordachte algemene voorwaarden opmaken is een must voor elke ondernemer, dit is onderdeel van het IT-recht.
​
Ze helpen je namelijk niet alleen om tegen slechte betalers of insolvabele contractanten in te dekken. De algemene voorwaarden zijn een noodzakelijk preventiemiddel tegen een hoop mogelijke juridische procedures. Beter voorkomen dan genezen! Laat je algemene voorwaarden nakijken door een juridisch expert en verkrijg zekerheid over de juridische omkadering van jouw diensten.
Wat zijn algemene voorwaarden?
​
Algemene voorwaarden zijn eigenlijk de standaardclausules die een algemeen juridisch kader schetsen voor elke overeenkomst van de onderneming. In deze algemene bepalingen zitten de hoofdzakelijke rechten en plichten van de onderneming vervat. Het zijn de ‘kleine lettertjes’ die je ongetwijfeld al vaker onderaan of achteraan op een factuur of een offerte hebt zien staan.
​
In tegenstelling tot bijzondere voorwaarden die op maat van de specifieke contractuele tegenpartij worden gemaakt, gelden de algemene voorwaarden voor alle contractanten van jouw bedrijf.
​
​
Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Het opmaken van algemene voorwaarden is niet wettelijk verplicht. Toch is het sterk aan te raden: bij gebrek aan algemene voorwaarden zijn de wettelijke regels rond verbintenissen van toepassing. Dit kan in jouw nadeel spelen.
​
Je doet er dus goed aan om algemene voorwaarden op maat van jouw onderneming te voorzien. Zo wordt de juridische positie van de onderneming sterker en is er minder kans op een gerechtelijke procedure.
Het opstellen van algemene voorwaarden is dus niet verplicht. Het is wel zo dat als een onderneming toch algemene voorwaarden wil opmaken, er rekening moet worden gehouden met een aantal wettelijke vereisten opdat de algemene voorwaarden rechtsgeldig zouden zijn.
​
​
Wat moet best vermeld worden indien men algemene voorwaarden opstelt?
​
Beding van eenzijdige wijziging
In het kader van langdurige samenwerkingen kan het aantrekkelijk zijn om een beding van eenzijdige wijziging in algemene voorwaarden op te nemen. Zo’n clausule voorziet in de mogelijkheid voor de onderneming om in sommige gevallen de algemene voorwaarden eenzijdig te kunnen wijzigen.
​
​
Prijsbepaling
​
Voor bepaalde ondernemingen kan het handig zijn om in de algemene voorwaarden te vermelden dat er mogelijks tussentijdse prijsaanpassingen kunnen plaatsvinden.
​
Ook het vermelden van de eventuele belastingen die bovenop de prijs door de klant betaald moeten worden (bijvoorbeeld het btw-tarief) schept ook meteen meer duidelijkheid over het totaal te betalen bedrag.
​
Hoe de prijs bepaald wordt voor de eventuele meerwerken die niet in de offerte vervat zijn neem je ook best op in de algemene voorwaarden zodat er later geen betwistingen over ontstaan.
​
​
Overmacht & levering
​
COVID-19 is een goed voorbeeld van een onvoorziene gebeurtenis die veel invloed kan hebben op uitvoering van de overeenkomsten en tijdige levering van prestaties. Veel ondernemingen kregen te maken met verschillende juridische procedures waarbij de vraag telkens was of de pandemie een overmacht uitmaakt.
​
Je doet er daarom goed aan om het begrip ‘overmacht’ zo breed mogelijk te definiëren (desnoods door vaker voorkomende overmachtsituaties die de levering mogelijks verhinderen uitdrukkelijk op te noemen).
Waarom zijn algemene voorwaarden nodig?
Het laten opstellen van de algemene voorwaarden van jouw onderneming door een jurist is een verstandige investering.
Je kan bijvoorbeeld op voorhand al bepalen wat de gevolgen zullen zijn van een eventuele contractuele wanprestatie. Zo kunnen juridische conflicten met je medecontractanten en daarmee samenhangende kosten vermeden worden.
​
Goede afspraken maken dus niet alleen goede vrienden maar bevorderen bovendien de gezonde financiële toekomst van de onderneming. Een goede begeleiding in dit soort zaken is geen overbodige luxe maar een must. Vooral in het kader van de recente wetgevingsinitiatieven is het momenteel noodzakelijk om te controleren of je als ondernemer juridisch in orde bent.
Onderscheid overeenkomsten B2B en B2C
De werking en juridische binding van de algemene voorwaarden verschilt naargelang je als onderneming met consumenten (B2C) of met andere ondernemingen (B2B) contracteert, ook al gaat het om eenzelfde transactie. Voor een B2B webshop gelden er bijvoorbeeld andere wettelijke regels dan voor een webshop die enkel naar consumenten toe gericht is.
​
Er moeten dan ook verschillende algemene voorwaarden opgesteld worden voor medecontractanten-consumenten enerzijds en contractpartijen-ondernemingen anderzijds.
​
​
Algemene voorwaarden tussen ondernemingen onderlingen
Vroeger was het opstellen van de algemene voorwaarden voor de transacties tussen de ondernemingen onderling eenvoudiger dan voor de overeenkomsten in B2C context.
​
Vele ondernemingen deden daarom ook enkel beroep op de externe juridische dienstverlening voor het opstellen van de algemene voorwaarden die de consument zouden binden. De wetgeving voorzag namelijk in meer complexe regeling voor consumentenovereenkomsten dan voor de transacties tussen de ondernemingen.​
​
Intussen is het opstellen van B2B algemene voorwaarden duidelijk complexer geworden door recente wijzigingen in de wetgeving.
​
​
Nieuwe B2B-wetgeving
Vanaf 1 december 2020 gelden er nieuwe bijkomende verplichtingen voor de overeenkomsten tussen de ondernemingen onderling. Zo stelt de wet nu onder andere dat bedingen die kennelijk onevenwicht scheppen tussen de rechten en verplichtingen van partijen verboden zijn.
​
Omwille van de recentheid van deze nieuwe wetgeving zijn er nog veel onduidelijkheden. Dit maakt het opstellen van de algemene voorwaarden een gespecialiseerd werk dat best aan de juridische dienst van de onderneming of aan de externe specialist uitbesteed wordt.
​
Ook rijst de vraag of de algemene voorwaarden opgesteld voor de wijziging in de B2B-wetgeving op de dag van vandaag nog steeds geldig zijn.
​
​
Algemene voorwaarden in B2C context
​
In het kader van B2C relaties geldt er wél een verplichting om precontractueel bepaalde informatie ter beschikking te stellen aan de consument. Deze informatie moet spontaan door de onderneming meegedeeld worden aan de klant, en de meest eenvoudige manier om dit te doen is via de algemene voorwaarden. Deze algemene voorwaarden moeten ook ten allen tijde openlijk beschikbaar blijven voor de consument.
Er moet een aan het contract voorafgaande mogelijkheid zijn voor de consument om de algemene voorwaarden van de onderneming te bekijken. Heeft de klant-consument niet de kans gehad om de algemene voorwaarden na te lezen voor de sluiting van de overeenkomsten, dan zijn deze voorwaarden niet bindend. Een consument kan bijvoorbeeld niet gebonden zijn door de algemene voorwaarden die hij voor de eerste keer op de factuur ziet verschijnen nadat de overeenkomst werd gesloten.
​
​
Overeenkomsten met consumenten gesloten op afstand
Voor overeenkomsten op afstand met consumenten gelden er nog strengere informatieverplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan de wettelijke bedenktijd waarbinnen de consument zijn herroepingsrecht kan uitoefenen met betrekking tot online aangekocht product. Daarom vereist het opstellen van de algemene voorwaarden voor bijvoorbeeld een webshop grondige voorbereiding.
Informatiebeveiliging & algemene voorwaarden
In de algemene voorwaarden kan ook het privacy statement of de verklaring van GDPR-conformiteit opgenomen worden. Indien de klant bepaalde vertrouwelijke informatie aan de onderneming meedeelt, kan het nuttig zijn om in de algemene voorwaarden meteen de beschrijving van de meest voorkomende gegevensverwerkingen op te nemen.
​
Dit versterkt ook het vertrouwen tussen de medecontractanten: een (potentiële) klant zal sneller zijn gegevens meedelen aan de onderneming wanneer duidelijk vaststaat wat er met deze gegevens verder zal gebeuren.
​
​
Zelf algemene voorwaarden opstellen of overnemen?
​
De algemene voorwaarden van een andere onderneming uit dezelfde sector kopiëren en daarmee aan de slag gaan kan bijzonder verleidelijk zijn voor een zelfstandige ondernemer. Echter is zelf algemene voorwaarden opstellen een slimmere zet dan ze gewoon overnemen.
​
De algemene bepalingen dienen vooral om jezelf als onderneming in te dekken tegen de mogelijke juridische conflicten. Ervaren juristen of gespecialiseerde advocaten kunnen de algemene voorwaarden opstellen, rekening houdend met de concrete situatie van jouw onderneming. Daarbij wordt doorgaans ook gekeken naar de context waarin de meeste transacties van het bedrijf plaatsvinden.
​
Mits de juiste aanpak kan men het nodige evenwicht vinden tussen de dekking van eventuele aansprakelijkheid en het aantrekkelijk maken van de overeenkomst voor de toekomstige contractanten.
Juridische bijstand bij het opmaken van algemene voorwaarden nodig?
Mr. Franklin heeft een ruime ervaring in het opstellen van de algemene voorwaarden. Onze experts worden omwille van hun bijzondere expertise regelmatig uitgenodigd om opleidingen te verstrekken waar ze op een praktische manier hun tips & tricks delen met zowel startende als groeiende ondernemingen.
​
Onze ervaring delen we ook graag met jouw bedrijf: contacteer Mr. Franklin vrijblijvend om meer informatie te verkrijgen over onze diensten.
CONTACTEER ONS!
OOK ZIJ DEDEN EEN BEROEP OP MR. FRANKLIN
Mr. Franklin levert ons een prima ondersteuning op vlak van juridische IT bijstand, GDPR, eigendomsrecht en financiële geschillen. Gedrevenheid, snelheid, passie voor het vak, correctheid zijn slechts enkele kernwoorden die Mr. Franklin & hun team typeren.
Xavier Goegebeur / Link Optimizer
Mr. Franklin geeft altijd kwalitatief werk voor een duidelijke prijs.
Alain Carels / Carbofisc